Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Ein einfaches PDF zählt nicht dazu.
Die nächsten Stichtage
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Wer bis dahin noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreibt, sollte die Umstellung jetzt planen. Buchhaltung, Warenwirtschaft und Archivierung müssen zusammenspielen.
Wo KI unterstützt
Strukturierte E-Rechnungen lassen sich automatisch einlesen. In der Praxis kommen aber weiterhin Papierbelege, gescannte Lieferscheine und PDF-Rechnungen von Lieferanten an, die noch keine E-Rechnung schicken. Hier hilft KI:
- Belege erkennen und Daten wie Lieferant, Betrag und Positionen auslesen.
- Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen.
- Auffälligkeiten wie doppelte Rechnungen oder geänderte Bankverbindungen markieren.
Die Freigabe bleibt beim Menschen. Die KI nimmt aber das Abtippen und Suchen ab.
Wir prüfen, ob Ihre Software für E-Rechnungen gerüstet ist, und binden Schnittstellen, zum Beispiel zu DATEV, an.
